Theプロフェッショナル一期一会のおもてなし 

総務部総務課
高橋(風)さん・高橋(絵)さん・野口さん

一期一会(いちごいちえ)とは、茶道に由来することわざ。「あなたと出会っているこの時間は、二度と巡っては来ないかもしれないので、この一瞬を大切に思い、今出来る最高のおもてなしをしましょう」という意味です。

こんな気持ちで、お客様のみならず出入りしている社員のみんなにも、毎日最高の笑顔で暖かい雰囲気を作っているのは、当社の総務課のおもてなし女子たちです。
男性には想像もつかないきめ細やかな感性・思いやりと、気品のある振る舞いで新しい風を起こし、従業員が働きやすい職場環境を作っています。一方、社外では会社の顔として、パートナー企業や学生にPRをしています。

今回の“Theプロフェッショナル”は、総務部総務課のおもてなし女子たちに登場いただき、日頃の積み重ねでできた気付きや心がけについて語っていただきました。

【Theプロフェッショナル】一期一会のおもてなし

総務課の仕事

まず、総務部の浅井マネジャーに、総務課の仕事について簡単に紹介してもらいましょう。

当社の組織で総務部には経理課と総務課があり、経営に関する"人"、"モノ"、"金"、"情報"のうち、総務課では"人""モノ"に関する事柄を全般的に扱います。

Q:部署として心がけていること、こだわりを持っていることはなんですか。

社員に対しては、同じルールの上で平等のサービスを、社外に対しては取引先との信頼関係維持や、「この人たちと仕事がしたい」と思っていただけるよう心がけています。

総務のおもてなし女子

今回登場する3人のプロフェッショナルについてご紹介します。

高橋(風)さん

  • ここがプロ!:採用関係(新卒採用、社会保険、障害者雇用)
  • 社員からのコメント:女性っぽい、愛情深い

社会人類学を専攻し、文化財のレプリカを作りたいと思い、当社にエントリーしましたが、「人前に出せる」と総務に抜擢されました。当初は「総務ってなんだろう?」と思っていたそうです。

高橋(絵)さん

  • ここがプロ!:給与・賞与・社会保険関係
  • 社員からのコメント:きっちりやる人

経営学部経営学科の専攻で、簿記などを習いつつ、学生時代から事務職を狙っており、当社の総務になりました。

野口 さん

  • ここがプロ!:受付
  • 社員からのコメント:良く気が付く、事前の準備をしっかりしている人

医療事務や秘書検定を勉強し、これまでは医療機関で事務を経験しました。当社が初めての一般企業です。

 

おもてなし女子の心がけ

Q:総務として、日常に心がけていることについて一言。

おもいやりとおもてなし
あまり設備は無いけど、できる範囲、準備できる範囲内で、最大限おもいやり、おもてなしを心がけています。
例えば、当社には、スロープはありませんが、足の悪い方の気持ちを思いやり、できることはいろいろあります。

清潔感を大事にしたい
白いところは白く、こまめに掃除、モップがけ、机拭き。
第一印象がとても大事だと思っています。

 

とにかく笑顔、声がけ
やっぱり笑顔ですね。
明るい声がけはいつも心がけています。

 

総務=なんでも対応?

Q:プロのおもてなし女子を困らせることもありますよね。

総務課の少人数で、社内社外全般に対応するのもなかなか大変なんですよ。(笑)
「電球交換をお願い」とか「社内に迷い込んだ鳩を捕まえて!」とか、「経理以外」全ての依頼を毎日対応しています。

あの鳩、実は競技用の鳩だったんですよ。タグが足についてて。丁寧に逃がしました。

また、こんな面白い話もあります。
自転車でリアカーを付け、小物や大福を売りに来る行商に出会うことがありました。
先輩が小物を自腹で買って、帰ってもらいました。

(...もしかしたら総務が、当社へのスパイ鳩による盗聴や盗撮を救ってくれたのかもしれない。)

おもてなし女子の失敗談

Q:なんでも対応できるおもてなし女子の失敗談を教えてください。

20年前の顕微鏡に関する問い合わせ?

とある年配の方が、20年前に当社から顕微鏡を買ったと問い合わせがあり、「当社で顕微鏡?」と思いながらも、社内で調査した結果、ある時期、商品として販売だけしていたものであることが分かりました。ネットで後継機を調べて、問い合わせに回答したら喜ばれました。

技術部門でも、対応できるかどうか分からない問い合わせに対して、総務が調べて対応するなんて...ちょっと凄い対応だと思いませんか?

怖いのはお茶出しカタカタ問題

VIPのお客様等にお茶を出す時、お茶を出す手が緊張で震えて、カップと皿の音がカタカタするんです。結構恥ずかしくって(笑)。
その後はお盆を別の机に置き、両手を添えて出すようにすることで、お茶だしカタカタ問題を回避できています。

もてなし名人野口さんに失敗談を聞いたところ、全員覚えがあるようで、「あるある」とアルアル合戦が始まりました。

この人は社員なの?お客様なの?

配属直後の時、顔を見て、社員なのかお客様なのか分からないことがありました。
イントラネットに登録されている個人情報や、経営計画書※を時間がある限り読み、顔と名前を一致させたり、ニックネームをつけて覚え、今では250名の全社員の顔と名前だけでなく、300名にもなるワーカーの名前を覚えるまでに至っています。

勤怠管理、給与処理を担当する高橋(絵)さんは、いまや従業員の個人情報を頭に叩き込んだプロとなりました。

※当社の経営計画書には、全社員の顔写真や趣味などが掲載されたページがあり、毎年更新されています。

おもてなし女子の「ここ」がプロ級!

  • 何度も来るお客様は名前を覚えて、簡単な世間話をする。
  • お茶を出すタイミングをみて、状況に応じてお茶の温度などを調整する。(石田三成の"三献茶"・・・ですか)
  • お客様のコーヒーの好み(ブラック、ミルク、砂糖)を覚えている
  • 雨の日は靴跡が床につくので、頻繁に床掃除をする。

...そんな細かい心がけがあるからこそ、社会からおもてなし女子の褒め声は、毎年社内の「顧客感動速報」に出るまでになっています。

社外のお客様に対してだけではなく、社員たちも毎日プロ級のおもてなしをいただいています。

  • 会議室に入ったら、エアコンはいつも既につけていて、机のレイアウト変更なども手伝っていただいています。
  • 探したい社員がいて、会議室に誰が入っていることを知りたい時も、受付に聞けばすぐわかります。
  • 届いた荷物や宅急便は、いつも運びやすい場所において、運びやすい形になっています。

プロたちの支えがあるからこそ、社員は安心して働けます。
おもてなし女子たちの素敵な笑顔があって、毎日ウキウキになりますね。

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ナカシャクリエイテブ株式会社

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